Erasmus krok po kroku

Zanim wyjechałam na Erasmusa, przeszłam przez małe papierologiczne piekło. Na początku była euforia. Ale fajnie, będę studiować za granicą! Jednak gdy zobaczyłam ile rożnych dokumentów należy stworzyć, zaczęło mi się odechciewać. Już sama rekrutacja wymagała nie lada koncentracji i dobrej organizacji własnej. Próbowałam ratować się wskazówkami innych erasmusowiczów, ale w sieci nie znalazłam tego, czego szukałam. I w pewnym momencie zrodził się pomysł, aby spisać wszystkie perypetie biurokratyczne i zostawić dla przyszłych erasmusowiczów tutaj na blogu. A nuż się komuś przyda. Nie jest to uniwersalna wersja krok po kroku, ale pisana z mojej własnej perspektywy i własnego doświadczenia. Nie znaczy to jednak, że bardzo będzie się różnic od Waszej drogi. Także zachęcam do zapoznania się. Przynajmniej będziecie mieli ogólny pogląd na całą sytuację i będziecie wiedzieć, czego można się spodziewać.

Post dedykowany przede wszystkim osobom, które planują wyjechać na Erasmusa. Zapraszam.

PRZED WYJAZDEM

1. Już na początku roku kalendarzowego warto zacząć się interesować Erasmusem i całą aplikacją. Informacja o rekrutacji powinna być ogólnodostępna. I rzeczywiście jest, tylko że trzeba być bardzo spostrzegawczym i wiedzieć, czego się szuka.

2. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW. Kiedy już znamy termin składania podań, możemy zacząć tworzyć niezbędną dokumentację. 

• Po pierwsze lećcie do dziekanatu po wykaz ocen lub średnią ocen oraz potwierdzenie otrzymywanego stypendium socjalnego, jeśli takie macie. Lepiej załatwić to na początku, bo potem dziekanat może być nieczynny, albo nie wystawią wam tych dokumentów od ręki i będzie problem. 
• Następnie należy przejrzeć oferty uniwersytetów partnerskich. Sporządzić listę plusów i minusów. Poczytać co nieco o przedmiotach i już jakieś wybrać (ale nie jest to jeszcze wybór ostateczny, więc spokojnie). 
• I wtedy możemy pisać list motywacyjny. Być może poproszą o jeszcze jakieś dodatkowe dokumenty, więc wszystko uważnie przeczytajcie. 
• Gotowy komplet zanosimy najprawdopodobniej do koordynatora projektu na waszym kierunku. I wtedy już tylko czekamy na termin rozmowy kwalifikacyjnej.

3. ROZMOWA KWALIFIKACYJNA. Kluczowy moment. Od tego jak wypadniecie, zależy czy pojedziecie. Chyba, że jesteście jedynym kandydatem, to wyjazd prawdopodobnie macie jak w banku. Na rozmowie sprawdzana jest wasza znajomość języka wymaganego na uczelni partnerskiej oraz motywacje, dla których chcecie otrzymać stypendium Erasmus. Ale nie ma się czego bać. Grunt to spokój i pozytywne nastawienie. Informację, czy dostaliście się, czy nie, otrzymacie po zakończeniu rozmów ze wszystkimi kandydatami.

4. ACCEPTANCE LETTER. Gratulacje. Jedziecie na Erasmusa. Teraz należy wypełnić formularz stypendysty i cierpliwie czekać na maila od uczelni, na którą się dostaliście. Wasza uczelnia macierzysta kontaktuje się z uczelnią goszczącą i wreszcie dostajecie informację zza granicy, że jesteście przyjęci na ich uczelnię. Ale to jeszcze nie koniec. Właściwie to dopiero początek.

Najpierw dostałam informację, że się zakwalifikowałam i wówczas musiałam wypełnić formularz aplikacyjny oraz załączyć serię dokumentów, nim stałam się oficjalnym studentem ich uczelni. Wszystkie te kroki po to, aby otrzymać Acceptance Letter, czyli oficjalne potwierdzenie z uczelni goszczącej, że Cię przyjmują. Jest on wymagany przy dalszym postępowaniu, aby otrzymać z biura wymiany zagranicznej zaświadczenie wymagane przy ubieganiu się o kartę EKUZ. Ale zanim otrzymacie Acceptance Lettere, jak już wspomniałam, trzeba zająć się papierologią :D

5. LEARNING AGREEMENT (LA) Najważniejszy dokument. Prawdopodobnie po zakończeniu rekrutacji na wszystkich wydziałach, otrzymacie zaproszenie na spotkanie dla wszystkich studentów zakwalifikowanych do programu Erasmus, które organizuje uczelniane biuro wymiany zagranicznej. Podejrzewam, że w zależności od uczelni, biuro przybiera różne nazwy. W każdym razie chodzi o jednostkę, która zajmuje się programem Erasmus na danej uczelni.

Na tym spotkaniu uzyskacie wszystkie najważniejsze informacje. Co musicie zrobić przed wyjazdem, na co zwrócić uwagę, jakie dokumenty przygotować itd. Zostaniecie też poproszeni o deklarację języka, w jakim będziecie studiować. Deklaracja jest po to, aby udostępnić Wam test językowy. W zależności od jego wyniku możecie otrzymać licencję na kurs językowy online, który ma pomóc w podniesieniu Waszych kompetencji językowych.

Jednak tym momencie najważniejszy jest Learning Agreement. Dokument zawiera najważniejsze informacje o Was i Waszych koordynatorach oraz i przede wszystkim listę przedmiotów, na które będziecie uczęszczać podczas studiów na uczelni partnerskiej. Ich wybór uzgadniacie najpierw z koordynatorem wydziałowym, później musi to być potwierdzone przez władze uczelni, czyli przez dziekana lub prodziekana (w moim przypadku był do prodziekan ds. kształcenia) i na koniec potrzebujecie jeszcze zgody od waszego koordynatora na uczelni goszczącej (ale to już załatwiacie po przyjeździe).

W zależności od uczelni, mogą być różne wzory LA. Niekiedy będziecie musieli przygotować dwa różne, dla uczelni macierzystej i goszczącej. Ale to już musicie kierować się wskazówkami od Waszych koordynatorów. UWAGA! Nie bójcie się kontaktu z koordynatorami. Oni są dla Was. W razie pytań i wątpliwości, pytajcie właśnie ich.

6. W pewnym momencie zostaniecie poproszenie o wykonanie TESTU JĘZYKOWEGO. W zależności od jego wyniku dostaniecie licencję na kurs online języka w jakim będziecie studiować, lub jej nie dostaniecie. Najniższe wyniki zawsze dostają, wyższe tylko czasami.

W moim przypadku dosyć ciekawie się złożyło. Studiuję w Czechach, ale Iberystykę, więc zajęcia mam po hiszpańsku. Toteż robiłam test z języka hiszpańskiego. Tak się złożyło, że licencji nie dostałam. Ale zostałam bardzo miło zaskoczona, gdy podczas podpisywania umowy, pani zaproponowała mi kurs online języka czeskiego, jako, że jest to język urzędowy kraju, w którym jest moja uczelnia goszcząca. Bez wahania zgodziłam się na ten kurs. Jest o tyle fajnie, że nie gonią was wtedy żadne terminy. Kurs jest dla Was. Ale skoro macie już możliwość, korzystajcie. Języki zawsze się przydają. 

7. EKUZ. Kiedy mamy już podpisane LA i otrzymała go uczelnia goszcząca, wreszcie możemy od nich otrzymać Acceptance Letter. Z tym dokumentem  (tj. Acceptance Letter) idziemy do biura Erasmus, gdzie wydają nam zaświadczenie mówiące o tym, w jakim terminie będziemy odbywać studia za granicą. Wówczas z tymże zaświadczeniem udajemy się do NFZu, gdzie wyrabiamy kartę EKUZ ważną na cały okres trwania studiów na uczelni partnerskiej.

Oczywiście karta EKUZ nie gwarantuje Wam pełnego ubezpieczenia. Jest przydatna w razie nagłych wypadków, aby udzielono wam pierwszej pomocy medycznej. Warto zaopatrzyć się w dodatkowe ubezpieczenie. Wasza uczelnia może Wam taką opcję zasugerować, albo też będzie od Was tego wymagała. 

8. INFORMACJE z uczelni partnerskiej. W międzyczasie, już po otrzymaniu Acceptance Letter, będziecie dostawać najróżniejsze maile informacyjne z uczelni goszczącej. Akademik, orientation week, wakacyjny kurs językowy, buddy i inne. Ale to już kwestia indywidualna każdej uczelni. Ja tylko zwracam uwagę, żeby dokładnie czytać wszystkie maile i pochopnie ich nie wyrzucać. Poza tym sprawdzajcie Spam! Zdarza się, że właśnie tam trafiają najważniejsze maile :)

9. KONTO WALUTOWE. Stypendium, które otrzymacie jest wypłacane w Euro, więc zaleca się założyć konto walutowe, aby nie tracić na przewalutowaniu. W przypadku krajów, w których walutą jest Euro nie ponosicie żadnych strat. Niestety sprawa się komplikuje, gdy wyjeżdżacie do państwa, w którym euro nie jest oficjalną walutą.

W moim przypadku Czechy. Cieszyłam się, bo troszkę taniej niż w zachodnich państwach europejskich. Jednak co z tego, skoro muszę wymieniać pieniądze?Choćbym nie wiadomo jak się starała i tak będą jakieś straty...

10. ZAKWATEROWANIE. Najczęściej jest to akademik. Niestety w niektórych krajach (np. Hiszpania) akademiki są droższe, niż wynajęcie pokoju w mieszkaniu. Wtedy sprawa trochę się komplikuje, bo na własną rękę musicie zarejestrować się jako obcokrajowiec na najbliższym komisariacie policji. W przypadku akademika, podpisujecie umowę z uczelnią i nie musicie się niczym więcej martwić. Tylko pamiętajcie o przestrzeganiu zasad panujących w akademiku. Nie mieszkacie tam sami.

11. UMOWA. Na ok. 2 tygodnie przed wyjazdem podpisujecie umowę z uczelnią macierzystą. Są w niej zawarte wszystkie najważniejsze informacje, więc warto ją mieć zawsze przy sobie w razie możliwości. Tam też zaznaczono wysokość waszego stypendium. Aby podpisać umowę potrzebujecie: podpisany przez koordynatora i dziekana Learning Agreement, kartę EKUZ, dokument bankowy (potwierdzający, że macie konto walutowe) i dowód osobisty.

Gdy już złożycie swój podpis na umowie, oficjalnie zaczynacie przygodę z Erasmusem. Powodzenia za granicą!

W TRAKCIE WYJAZDU

1. ORIENTATION WEEK jest obowiązkowy na niektórych uczelniach, gdzie indziej jest to kwestia indywidualna studenta, czy chce uczestniczyć, czy nie. Na Uniwersytecie Masaryka wygląda to tak, że część zajęć podczas tego tygodnia jest dla wszystkich (niektóre są obowiązkowe, jak np. admission day), inne są dodatkowo płatne, dla chętnych i są to głównie zajęcia o charakterze rozrywkowym, jak gra miejska, imprezy integracyjne. U mnie były jeszcze lekcje czeskiego - Survival Czech. Bardzo fajna sprawa.

2. KARTA MIEJSKA. Sprawa bardzo indywidualna. W dużej mierze zależy od odległości między miejscem zamieszkania a uczelnią. I od osobistych preferencji. Choć ja nie mam daleko na uczelnię (nie to co w Polsce), to skorzystałam z okazji i wykupiłam kartę miejską na 3 miesiące, dzięki czemu mogłam jeździć do woli po całym mieście. A jakiś majątek do nie był, bo chyba 800 koron. Dużym ułatwieniem było też to, że w trakcie orientation week zaproponowano nam pomoc przy wyrabianiu takiej karty.

3. PIERWSZY TYDZIEŃ ZAJĘĆ i zmiany w Learning Agreement. Na dokonanie zmian w swoim planie zajęć macie dwa tygodnie. W tym czasie możecie uczestniczyć we wszystkich interesujących was zajęciach i wtedy ostatecznie zdecydować, czego chcecie się uczyć w trakcie wyjazdu. Niektóre przedmioty, choć interesujące, będziecie musieli zmienić chociażby z takiego względu, jak inny język czy kolidowanie w planie z innymi zajęciami.

4. STUDIA lub jak kto woli zabawa. To jest ten czas, kiedy wreszcie możecie zapomnieć o dokumentach i skupić się na nauce lub korzystać ze studenckiego życia. Ja postawiłam na równowagę: nauka, zabawa i oczywiście podróże. Wszystkiego po trochu.

5. EGZAMINY. To już bardzo indywidualna kwestia każdej uczelni. U mnie jest tak, że sesja rozpoczyna się wraz z nowym rokiem i kończy w połowie lutego. W tym czasie wykładowcy proponują 3 terminy egzaminów, a my zapisujemy się na ten termin, który nam najbardziej odpowiada. Tylko trzeba pamiętać, że wybierając ostatni termin, nie będziemy mieć możliwości poprawy, bowiem sesja egzaminacyjna jest połączona z poprawkową.

PO POWROCIE

1. KARTA EKWIWALENCJI czyli dokument, w którym są zapisane nasze wszystkie oceny, które pozwolą nam zaliczyć semestr na uczelni macierzystej. Taką kartę wystawia koordynator na podstawie LA oraz Transcript of Records (zapis ocen wystawiony przez uczelnię goszczącą).
Czasami zdarza się, że nie dla wszystkich przedmiotów z siatki znaleźliśmy ekwiwalenty. Wówczas takie przedmioty musimy zaliczyć po powrocie. W moim przypadku były to tłumaczenia. Bo jak niby mam zaliczyć tłumaczenia ustne w Czechach, skoro nie posługuję się czeskim? Czas na to mamy najczęściej do końca sesji poprawkowej, chyba że koordynator wskaże inaczej. Umawiamy się z prowadzącym na zaliczenie, z którego ocenę wpisuje do karty ekwiwalencji i podpisuje ją. Taką gotową kartę ekwiwalencji zanosimy do dziekanatu - jest to równoznaczne z oficjalnym zaliczeniem semestru na uczelni macierzystej.

2. LEARNING AGREEMENT + TRANSCRIPT OF RECORDS - te dokumenty składamy w biurze Erasmus w ciągu 2 tygodni od zakończenia mobilności. Przed wizytą w biurze należy też ponownie wypełnić test językowy. W przypadku osób, które wypełniając ten test przed wyjazdem uzyskały wynik C1 lub C2, nie muszą powtórnie go wykonywać. Zostaniecie też poproszeni o wypełnienie specjalnej ankiety dotyczącej wyjazdu. Kiedy już wszystko zostanie załatwione, możecie wypatrywać na koncie ostatniej transzy stypendium :)

Niby końcówka wygląda prosto, ale jednak terminy gonią. A u mnie było naprawdę gorąco, bo z Erasmusa wróciłam trochę późno, a tydzień później miałam już zaplanowany wyjazd na Majorkę, więc znowu musiałam biegać i jeszcze z Majorki dzwonić i załatwiać. Lepiej dać sobie czas i zrobić wszystko na spokojnie. Ale u mnie ta zasada chyba nie działa... Zawsze wszystko na ostatnią chwilę. Choćbym i chciała załatwić coś wcześniej, po prostu się nie da.

Jeśli macie jakieś pytania odnośnie Erasmusa, jakiekolwiek, chętnie podzielę się własnymi doświadczeniami. Zachęcam do kontaktu. Tutaj na blogu, w komentarzach lub mailowo (tampowrotem@gmail.com)